Termin- & Kapazitätsplanung
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KARRIEREWEGE BEI REISACHER

Daniela Buhlheller im Interview

Daniela Buhlheller hat einen vielseitigen Job in der zentralen Termin- und Kapazitätsplanung. Sechs Jahre war Daniela Buhlheller Serviceberaterin in Memmingen, bis intern der Aufbau dieser neuen Abteilung aufkam. Seitdem hat sich ihr Berufsalltag verändert.

 

Dir steht in einem Jahr Dein 10-jähriges Jubiläum bevor. Erzähl uns doch etwas zu Deinen Anfängen bei Reisacher.

Daniela: Ich habe damals von einer anderen Automarke zu BMW gewechselt. Bei Reisacher bin ich dann als Serviceberaterin eingestiegen und ja, es war eine sehr prägende Zeit für mich. Ich bin über mich hinausgewachsen, an meine Grenzen gekommen und habe mich persönlich sowie fachlich weiterentwickelt. Die Branche war mir nicht fremd, da ich bereits die Ausbildung zur Automobilkauffrau absolviert und auch schon vier Jahre Berufserfahrung in der Serviceabteilung gesammelt hatte. Reisacher hat mir nicht nur einen neuen Job angeboten, sondern auch die Chance mich zur geprüften Serviceberaterin fortzubilden. Und genau das habe ich getan. Innerhalb von zwei Jahren habe ich in einem dualen Modell die Zusatzqualifikationen erworben. Im Unternehmen selbst ging es während dieser Zeit darum, mein technisches Theoriewissen in die Praxis umzusetzen.

 

Wiso hast Du dich damals dazu entschieden zu Reisacher zu wechseln?

Daniela: Es war schon immer mein Traum Serviceberaterin zu werden. Ich muss auch ehrlicherweise zugeben, dass ich damals zu mir selbst gesagt habe: Entweder das funktioniert jetzt oder ich verlasse die Automobilbranche. Dann habe ich die Stellenausschreibung zur Service­beraterin bei Reisacher entdeckt, mich nur auf diese Stelle beworben und den Job bekommen. Reisacher bin ich bis heute noch sehr dankbar dafür. Im Endeffekt habe ich zu diesem Zeitpunkt nur theoretisches Fachwissen im Bereich der Kfz-Mechatronik mitgebracht und durfte mich dennoch als einzige und erste Frau in der Abteilung beweisen.

 

Welche Herausforderungen haben Dich in der Zeit als Serviceberaterin besonders geprägt?

Daniela: Das komplette erste Jahr hat mich sehr geprägt. Ich war damals 23 Jahre und musste mich vor unseren Kunden etablieren. Ich musste mich jeden Tag auf's Neue als junge Frau in einer Männerdomäne beweisen. Doch nach dieser ersten harten Zeit bin ich dann in meinem Job angekommen. Ich habe mir meinen Kundenstamm aufgebaut, habe meine Kunden kennengelernt und irgendwann konnte ich die Früchte meiner Arbeit ernten.

 

Nun bist Du mittlerweile in einer anderen Abteilung tätig? Erzähle uns doch etwas genauer Deinen Werdegang...

Daniela: Als die Corona-Pandemie aufkam, standen natürlich auch wir vor einer neuen Herausforderung. Die Kommunikation zwischen unseren Kunden und uns fand fast ausschließlich per E-Mail oder Telefon statt. Zu dieser Zeit hat sich Reisacher entschlossen eine neue Abteilung - die "Zentrale Termin- und Kapazitätsplanung" - aufzubauen. Die Vorteile einer zentralen Terminvergabe lagen auf der Hand: Termine können von allen Standorten angeboten werden und die Assistent*innen vor Ort können sich bei der Fahrzeugabgabe auf den direkten Kundenkontakt konzentrieren, ohne dazwischen Telefonate führen zu müssen. Beim Aufbau dieser Abteilung durfte ich den fachlichen Part übernehmen. Vor allem ging es darum, mein Praxis-Fachwissen mit den neuen Kolleg*innen in der Termin- und Kapazitätsplanung zu teilen. Während Corona ist die Abteilung sehr schnell gewachsen und es war ein fließender Übergang von der Serviceberaterin zur Serviceassistentin in der Telefonzentrale. Diese Zeit habe ich sehr genossen, weil ich vor einer völlig neuen und wahrscheinlich auch einzigartigen Möglichkeit stand. Ich habe mich gefühlt, als wäre ich am Aufbau eines kleinen Startups beteiligt. Und auch hier bin ich sehr dankbar, dass Reisacher mir diese spannende Weiter­entwicklung ermöglicht hat.

 

Was genau macht die Abteilung Termin- und Kapazitätsplanung?

Daniela: In erster Linie vereinbaren wir die Werkstatttermine für alle unsere sechs Standorte. Egal ob Service, Fehlersuche oder Termine zur Hauptuntersuchung. Alles wird über unsere Abteilung koordiniert. Wir kümmern uns unter anderem auch um die Ersatzmobilität unserer Kunden, organisieren Hol- und Bringdienste, fragen Gutachter an, arbeiten eng mit der Abteilung "Teile- und Zubehör" zusammen, um zu entscheiden ob Ersatzteile bestellt werden müssen. Außerdem erstellen wir Kostenvoranschläge, bearbeiten Online-Termine und sämtliche andere Kundenanliegen, die uns per E-Mail erreichen. Auch der Vertrieb kommt nicht zu kurz – wir bearbeiten Anfragen zu Neu- und Gebrauchtfahrzeugen bzw. Motorrädern und leiten Anliegen an die jeweilige Verkaufsabteilung weiter. Für dieses breitgefächerte Tätigkeitsfeld ist ein technisches Know-how oder ein grundsätzliches Kfz-Verständnis eine sehr gute Grundlage.

 

Das hört sich sehr interessant an. Nun hat sich Deine Funktion erneut geändert. Willst Du uns etwas mehr darüber erzählen?

Daniela: Seit einem halben Jahr wurde mir zusätzlich die Fachverantwortung für das Team "Termin- und Kapazitätsplanung" übergeben. Diese neue Verantwortung für inzwischen 15 Mitarbeiter*innen ehrt mich sehr und ich gehe jeden Tag mehr und mehr in meiner Aufgabe auf. Grundsätzlich kümmere ich mich im engen Austausch mit unseren Werkstattleitern um die Kapazitätsplanung, die Teambetreuung und damit zusammenhängend die Aufgabenverteilung im Team. Hierbei achte ich darauf, dass die Aufgaben individuell nach den Stärken des Teams verteilt werden. Zwei Mal im Jahr zur Radwechselzeit stehen wir als gesamte Abteilung vor einer großen Herausforderung und müssen gesammelt unsere Stärken einbringen. Dafür ist eine richtige Aufgabenverteilung das A und O. Bei täglich 500 bis 1.200 Anrufen gibt es immer etwas zu tun.

 

Das klingt nach viel Verantwortung und einer Menge verschiedener Aufgaben. Wie organisierst Du dich bzw. kriegst alles unter einen Hut?

Daniela: Das ist das spannende an meiner Aufgabe: jeder Tag verläuft anders. Ich habe zwar immer eine grobe Agenda, aber diese kann in einer Stunde schon wieder ganz anders aussehen. Daher ist es umso wichtiger, im engen Austausch mit unseren Abteilungen zu stehen, um somit immer auf dem neuesten Stand zu sein. Natürlich muss ich auch eine gewisse Flexibilität und ein Schnittstellendenken mitbringen, um auch mal spontan ein Problem lösen zu können. Das alles funktioniert nur mit einem starken Team im Rücken. Für alle anderen Verwaltungsaufgaben kommt mir mein Wissen aus der Zeit meines Dual-Studiums zugute.

 

Was steht der Abteilung in Zukunft bevor?

Daniela: Für die Zukunft habe ich mir vorgenommen das Team noch weiter auszubauen. So schaffen wir es zu den Stoßzeiten noch besser für unsere Kunden erreichbar zu sein. Zudem ist es so, dass es unser Team noch nicht so lange gibt, d.h. wir werden uns gemeinsam fachlich weiter qualifizieren. Aktuell führen wir unter anderem Inhouse Coachings und diverse Schulungen durch. So kann jede Mitarbeitende den Erfahrungsschatz vergrößern und das bereits vorhandene Knowhow ausbauen. Aus diesem Grund sind wir auch sehr offen für Quereinsteiger. Auch für Männer ist der Beruf sehr interessant, da er deutlich mehr mit Technik zusammenhängt, als man auf Anhieb vermuten würde.

 

Hättest Du vor 10 Jahren damit gerechnet, dass Du heute dort bist, wo du jetzt stehst?  

Daniela: Dass Reisacher motivierte Mitarbeiter fordert und fördert, war mir klar. Und ich wollte mich schon immer sowohl persönlich als auch fachlich weiterentwickeln. Aber dass ich diese Position innehaben könnte, hätte ich nicht gedacht. Ich hätte mir nicht vorstellen können, dass mir der telefonische Kundenkontakt und alle damit verbundenen Aufgaben so viel Spaß bereiten. Das alles habe ich erst erkannt, als es dann so weit war. Dass ich durch diese neue Abteilung, eine neue Position erreichen konnte, hätte ich mir vor 10 Jahren auch noch nicht vorstellen können. Deswegen bin ich heute umso glücklicher, dass alles genau so gekommen ist und mir Reisacher zur richtigen Zeit die richtigen Chancen gegeben hat.

 

Vielen lieben Dank für den Einblick in Deinen Berufsalltag.